Planlegging av Rothaugsballet
En guide
Sette opp arbeidsgruppe
Det er relativt mye å organisere i forbindelse med Rothaugsballet. Det har derfor vært vanlig å opprette en egen arbeidsgruppe i FAU Rothaugen med ansvar for kun dette. Gruppen bør opprettes ved første FAU-møte på høsten, så snart det nye FAU er konstituert. Det er en fordel for FAU-leder om det er en gruppeleder som tar ansvar for å holde framdriften i gruppen. Også denne bør velges så snart som mulig
Kaffedugnad
Kaffedugnaden er viktig for Rothaugsballet, da en gir gode inntekter som reduserer billettprisen for elevene. Foreldre kjøper filterkaffe eller hele bønner fra Bergen Kaffebrenneri (BKB), med en egen Rothaug-etikett. Kontaktperson i BKB er Kenneth (telefonnumer 40840373). FAU-kontaktene sender ut epost til foreldre og foresatte med invitasjon til å kjøpe kaffe, og med en lenke til bestilling (se egen fil med invitasjonstekst og lenke). Foreldre betaler FAU-kontaktene, som i sin tur setter inn penger på FAUs bankkonto (3633.42.58984). Ballgruppen holder kontakt med kasserer for å avstemme bestillinger med innbetalinger.
Selve dugnaden gjennomføres i starten/midten av desember, slik at de kan deles ut før juleferien. BKB trenger å ha klar bestillingen to uker før dugnadsdato, og endelig bekreftelse seinest én uke før. Det er viktig kun å bestille antall poser som faktisk er betalt av foreldrene. Det er behov for 4-6 personer på dugnaden, og man må sette av 3-4 timer på ettermiddag/kveld. Det er greit å rekruttere noen flere personer, da det kan oppstå ting som gjør at noen må melde avbud på kort varsel. Alle FAU-kontakter må hente sin kasse på BKB på kvelden, og har ansvar for å fordele de videre til kjøperne. Vanligvis gjøres dette ved at foreldre henter kaffen sin hjemme hos FAU-kontakten, men dette avtales mellom dem. I 2024 var avtalen at dugnadspersonene kom kl 17, og FAU-kontaktene hentet kaffe til sin klasse kl 21.
Følgende personer har sagt at de kan stille på dugnad:
- Ane
- Lotte
- Sturle
- Renate
- Ida
- Anette
- Kristin
- Sveinung
- Pluss en fra Åsmund sin klasse
Melding i Vigilo til foreldre, sendes fra lærerne i hver enkelt klasse
Kjære foreldre og foresatte ved Rothaugen skole.
Vi håper å kunne arrangere en skikkelig fest av et ball for ungdommene våre 24. januar 2025.
Til det trenger vi penger. Som et initiativ for å redusere billettprisene til Rothaugsballet, har vi valgt å selge kaffe fra Bergen Kaffebrenneri (BKB). Vi håper derfor å selge så mye kaffe som mulig – i nydelige gavepakker som vanlig (og til rabatterte priser sammenlignet med i butikk). Egner seg ypperlig til julegaver o.l.
Klikk på lenken nedenfor for å bestille: https://forms.gle/se34mjsWthTPcaJg9
NB! Husk at salget først blir effektuert når vi har mottatt betaling på Vipps (eller annen måte). Dette kan gjøres til NAVN OG TELEFONNUMMER. Det er lurt å gjøre dette med en gang etter bestilling er lagt inn, så blir det ikke glemt. Ta kontakt med FAU-representant for klassen dersom du har spørsmål om kaffesalget.
Beste hilsen FAU ved Rothaugen skole
Lenke til Google skjema for bestilling av kaffe (administrasjon av bestilling)
https://docs.google.com/forms/d/1rJLAYy1cSM70POROhrhCbBQoDYrQjCWlG7WOW85AX6g/edit
Lenke til excelark tilknyttet bestilling
En slik lenke kan man opprette når invitasjonen lages på Google skjema.
Melding til FAU-kontakter
Hei,
kaffesalget er over, og etter en sterk innspurt i går har vi fått bestillinger for totalt kr. 123 040,- kroner. Dette gjør at overskuddet ligger an til å bli litt større enn i fjor. Bra jobbet alle sammen, takk for en strålende innsats!
Det som må gjøres nå er å
gå inn i excelarket og føre inn alle betalingene dere har fått fra deres klasse. Til høyre i excelarket er det en kolonne som heter Betalt (kroner). Her skriver dere inn det hver person har betalt. Hvis dette samstemmer med summen de har bestilt for, vil kolonnen helt til høyre som heter Utestående automatisk oppdatere seg til kroner 0.
Dersom det er noen som ikke har betalt ennå, tar dere kontakt med vedkommede. Navn og telefonnummer er også opplyst i excelarket, så dere finner kontaktinfo der. Et tips er å sende Vippskrav sammen med en tekstmelding som opplyser om at kravet gjelder kaffen. Dersom noen trekker bestillingen sin, kan dere skrive dette i en merknad i den raden det gjelder.
Når alle bestillingene for deres klasse er avklart sender dere totalsummen til FAUs konto. Kontonummeret er 3633.42.58984. Dette må gjøres i dag eller i morgen (torsdag 5.12.), ettersom endelig frist for BKB er fredag 6.
Selve pakkingen vil foregå 10.12 i BKBs kafé på Møhlenpris. Adressen er Kong Christian Fredriks Plass 6, 5006 Bergen. Vi har tilstrekkelig med folk til det, takk til alle som har meldt seg. Alle FAU-kontakter henter sin kasse med kaffeposer kl 21, og har ansvar for å fordele posene videre. En måte å gjøre det på er å be dem om å komme og hente hjemme hos dere. Vi lar excelarket ligge ute fram til juleferien starter, slik at dere fortsatt kan finne kontaktinfo til bestillerne der.
Ta kontakt med meg dersom dere har spørsmål 🙂
Hilsen Sveinung
Grieghallen
Det må avtales tidspunkt for når Rothaugsballet skal arrangeres. Vanligvis gjøres dette allerede under evalueringen av forrige års ball, altså tidlig på året, året i forveien. Vår kontakt i Grieghallen er Ragnhild Hauso.
Dato for 2025 ble foreløpig avklart tidlig i 2024, men Grieghallen var ikke fornøyd med gjennomføringen av 2024-ballet, og vi var i dialog med dem om tiltak for å få lov til å arrangere ball også i 2025. Dette kom på plass først etter møter og dialog mellom FAU og Grieghallen høsten 2024. Følgende ble bestemt å gjennomføre i 2025 (hentet fra FAU-referat, november 2025):
- Forventningsavklaring med elevar og foreldre: Korleis skal ein oppføre seg. Informere om at dette er siste sjanse .
- Føresette blir oppringt - for henting om det trengst.
- Kontakte politiet på forhånd, for at dei veit at det skal skje.
- Null toleranse for alkohol.
- Opne dørene ca 30 min. før annonsert opning.
- Kanskje ein skal reservere plasser ved bordene.
- Dei som skal vere foreldrevakter, har vakt for heile kvelden slik at det vert kontinuitet og ryddigare reaksjonar.
- Det må jobbast for fleire fedrar som vakter, med god dekning av foreldrevakter frå alle skulene i nedslagsfeltet.
- Ha vakter på do - det var visstnok der mykje av drikkinga skjedde.
Grieghallen kommer med pristilbud for leie av lokale med mer.
I 2024 sparte vi penger på å bestille mat for færre personer enn det som kom, da man gikk ut fra at det var mer enn nok mat selv om man bestilte for litt færre. De bestilte buffet for 444 personer, mens det endelige antallet deltakere var 575, altså ble det bestilt 77 matenheter per 100 påmeldte. (Samtidig står det i planleggingen for 2024-ballet at de skulle bestille 85 per 100, så det er litt usikkerhet omkring dette. Har bedt om avklaring fra Grieghallen.) Grieghallen understreker at slik underbudjsettering av mat skjer på eget ansvar, men erfaringen var at dette var tilstrekkelig, selv etter at vaktene hadde forsynt seg med mat som var igjen etter at elevene hadde forsynt seg. Vi gjør derfor det samme i år.
Elevenes ballkomité
Elevene har sin egen ballkomité som planlegger underholdning under ballet.
Ansvarlig i FAU: Ida
Ansvarlig lærer: ?
Tabellen under er hentet fra møte med elevenes ballkomité 10. januar 2024. Den viser oppgaver de diskuterte, samt hvem i elevenes ballkomité og FAUs ballgruppe som hadde ansvar for gjennomføring. Vi tilpasser denne til 2025-arrangementet underveis.
| Tema | Detaljer | Ansvarlig |
|---|---|---|
| Underholdning og produksjon | - To elevinnslag: sang (1 sang) og band (2-3 låter) | |
| - Mulig lærerinnslag, avklares ila. uken | Mads (gir tilbakemelding til Jannicke/Vigdis) | |
| - Artist: Sander Systad (2-3 låter) | Cathrine (kontakt og avtale) | |
| - Konferansier: Ballkomiteen | ||
| - Kåringer: 5 kategorier (10. trinn), 5 kategorier (9. trinn), 3 kategorier (8. trinn) | Ballkomite (lage bånd), Cathrine (lage FlipSnack-fil) | |
| - Behov for piano/flygel, gitar og saksofon | Vigdis (sjekk tilgang med Grieghallen) | |
| - Polynese: ansvarlig lærer | Vigdis (sjekk med Mads) | |
| - Tale fra rektor | Vigdis (avklare med rektor) | |
| - Utkast kjøreplan | Vigdis (sender til ballgruppa) | |
| Spillelister | - Lages av elever, inkludert swing og lengre polynese-liste | |
| - Ansvarlig for PC: Charles (sjekk), alternativt Daniela/Thea | Jannicke | |
| Fotovegg | - Sperrebånd og 1-2 vakter | Kristine Gabrielsen |
| - Fotovegg klar kl. 21:00 | Randi (avtale oppmøte) | |
| Dekorasjoner og pynt | - Budsjett: 1000,- | Ballkomite |
| - Spiselig glitter i velkomstdrinker | Vigdis/Jannicke | |
| - Ballongbue og bordskilt lages av elever | ||
| - Antall bord og pynting | Vigdis (sjekk med Grieghallen) | |
| Billetter | - 522 billetter solgt, mål ca. 572 | Cathrine (oversikt og dialog med rektor) |
| - Endelig antall meldes til Grieghallen | Vigdis | |
| Vakter | - Fulltegnet, behov for balansering | Tore |
| - Informasjon til vaktene | Tore | |
| - Scanning av billetter | Cathrine (del info om app) | |
| Innslipp | - Ingen info om åpningstid til Grieghallen | |
| - Bordreservasjoner til trinn, lærere og startklasse | Ballkomite (informasjon via Instagram) | |
| - Foreldrevakter og lærere ved inngang til Peer Gynt | Tore (dialog), Vigdis (oppfølging) | |
| Budsjett og økonomi | - Matbestilling redusert med 15% | |
| - Lyd/lys: ca. 40 000,- (sjekk pris) | Cathrine | |
| - Fotovegg: 1 000,- | ||
| - Artist: 6500,- | Cathrine (dialog) | |
| - Pynt/dekorasjon: 1000,- | Ballkomite | |
| - Pizza til forberedelser: 1000,- | Ballkomite |
Budsjett
Målet er å holde billettprisen på samme nivå som i 2024, altså 400 kroner per elev. Dette kan bli utfordrende siden kostnadene har økt som følge av prisstigning på Grieghallens tilbud, lyd/lys, og band. For å kutte kostnader lager vi en egen fotovegg (besparelse på om lag 14 000). Dersom det blir behov for det vil vi kutte velkomstdrinken, og slik spare ytterligere. Det er 30 færre elever på skolen i januar 2025 enn januar 2024. Vi regner derfor med 550 deltakere. Skolen dekker billetter til de som ikke har råd til å betale. I fjor utgjorde det en støtte på kr. 40 000,-. Inntekter fra billettsalg estimeres da til kr. 220 000,-. Inntekter fra kaffedugnaden estimeres til kr. 69 000,-. Dette kommer fra salg av 799 kaffeposer á kr. 160, hvor kr. 73,60 går til BKB og 86,40 går til FAU. Utgifter til lyd/lys estimeres til kr. 40 000,-; pynt/dekorasjon til kr. 1500,-: pizza til forberedelser kr. 1000,-. Utgifter til Grieghallen er estimert til 254 00,- hvis vi reduserer buffeten til 85% av antall deltakere. Vi har valget mellom å dekke underskuddet fra FAUs egenkapital (hvis vi har noe, har spurt kasserer), eller gå mer ned på antall buffeter.
Tabell: Oversikt inntekter og utgifter
| Kategori | Beløp (NOK) |
|---|---|
| Inntekter fra billettsalg | 220,000 |
| Inntekter fra kaffedugnad | 69,000 |
| Utgifter til lyd/lys | -40,000 |
| Utgifter til pynt/dekorasjon | -1,500 |
| Utgifter til pizza forberedelser | -1,000 |
| Utgifter til Grieghallen | -254,000 |
| Total balanse | -7,500 |
Søknad om støtte
Ansvar: Renate
Søker ildsjelfondet, Sparebanken Vest, m.m.
Invitasjon
Når det gjelder invitasjon til selve Rothaugballet må Grieghallen må ha fullstendig liste seinest to uker før arrangementet (i 2025 er det 10. januar). Invitasjonen går ut fra rektor via Vigilo (se invitasjonsmelding under).
Lotte er ansvarlig for å hente inn tilbud på leie av lydanlegg, mens Ida er ansvarlig for å skaffe band.
Cathrine Østervold har de siste årene ordnet med invitasjon. Selve bestillingen organiseres via Easyticket: https://rothaugen.easyticket.no/?fbclid=IwAR3sbXqsJphGw5JVdBYJnUTpDD3F9ieNsBbWY4z_IE2aUBbVI2F8dkxmvdw Invitasjonen er en plakat med følgende tekst:
“Rothaugen 2025 SKOLEBALL
SAVE THE DATE! Det er en STOR glede for FAU ved Rothaugen skole å invitere våre kjære elever og lærere til det tradisjonsrike ROTTEBALLET 24.01.2025 Sted: Peer Gynt-salen GRIEGHALLEN Tid: 1900-0000 Kr.: 400,-
Billettprisen inkluderer:
Velkomstdrikk 1 mineralvann Varmrett med glutenfritt/vegetaralternativ
Videre byr kvelden på underholdning med skolens elever, kåringer, dans og moro.
Ta på deg din fineste bukse og skjorte eller kjole som du allered har i skapet. Det er ikke nødvendig å kjøpe noe nytt!
BILLETTER Trykk her! BESTILLINGSFRIST: 08.01.2025
Epost fra rektor til foreldre via Vigilo
Hei
Videresender invitasjon til Rotthaugsballet fra FAU.
flipsnack.com/cathost/invitasjon_rothaugen_skoleball_2024-c5abjcx4ot/full-view.html
Mvh Hanne Hovland
Plakat med invitasjon, inkludert lenke til påmelding
flipsnack.com/cathost/invitasjon_rothaugen_skoleball_2024-c5abjcx4ot/full-view.html
Påmelding foreldrevakter
Google-skjema. Kristin Svartveit sender fjorårets skjema. Lag nytt, og ta med disse endringene:
Vakt fra 18-0030. Oppfordre fedre til å melde seg. Hvor mange natteravner?
Produksjon er et tricky punkt. Hvem som har ansvar for hvem. Noen må ha kontakt med musikklæreren
Arrangementsdagen
Vakter
Ansvarlig: Åsmund
Åsmund ordner med tekst som skal ut i Vigilo. Lag kjøreplan for vakter: Identifiser vaktposter, kontaktliste hvis noe skulle oppstå.
Foreldre skal være vakter under arrangementet. Grieghallen har også noen vakter, men det er foreldrene som har hovedansvaret for å se til at ting går som de skal, og at eventuelle hendelser som oppstår blir løst.
Vi trenger å rekruttere foreldre som vakter, og da med en god kjønnsfordeling og fordeling på tvers av klasser og trinn. Nytt av året er at vi samarbeider med natteravnene, som vil være til stede i området utenfor Grieghallen. Også her trengs det foreldre som vakter.
I motsetning til tidligere –hvor det var to skift– blir det ett vaktskift fra kl 18-24. Dette for å sikre kontinuitet gjennom kvelden. Om vi rekrutterer like mange foreldrevakter som i fjor, vil vi ha dobbelt så mange vakter. Dette er litt i overkant, men samtidig er det greit å ha litt flere vakter som kan rullere og ta noen pauser. Samtidig trengs det vakter også for natteravnene, så vi kan satse på å rekruttere tilnærmet like mange foreldrevakter som i fjor, selv om det bare er ett skift.
Vakter
Foresatte skal være vakter. I tråd med evalueringen fra 2024 går vi over til å ha ett vaktskift for hele kvelden. Foresatte møter kl 18 i foajeen ved Peer Gynt-salen, og er ferdig kl 0030. Vi legger opp til matpause underveis. Dersom det er mer igjen av maten, kan foresatte og andre forsyne seg av denne.
Det skal være vakter ved følgende punkter:
- Ute
- 1-2 som holder oversikt over de som går ut.
- 1-2 som holder oversikt over de som går ut.
- Inngangsparti
- 3-4 vakter som bisto vaktene i Grieghallen med sjekk av bager m.m.
- Ca. 4 som skannet billetter
- 3-4 vakter som bisto vaktene i Grieghallen med sjekk av bager m.m.
- Garderobe
- Foajee
- Peer Gynt
- Scene/artist
- Husk vakter foran scenen for å hindre at noen tar seg opp på scenen. Samme behov for vakter ute på sidene av scenen/bak høyttalere.
- Backstage
- Korridorer
- Toaletter
- Minst én vakt på hhv. jente- og guttedo
- Minst én vakt på hhv. jente- og guttedo
- Handicap-toalett
- Fotovegg
Det blir i år Natteravner, noe som ikke var tilfelle tidligere.
Vi distribuerer en liste med telefonnumre til medlemmer av FAU ballgruppen. Men kan i tilleg en WhatsAppgruppe fungere til kontinuerlig kommunikasjon underveis? Invitere Grieghallen inn på Rotteballets WhatsAppgruppe?
Melding som går ut til foresatte gjennom Vigilo:
Til årets skoleball fredag 24. januar i Grieghallen har vi behov for frivillige voksne som kan stille som vakter, omtrent 1-2 fra hver klasse. Grieghallen stiller i tillegg med profesjonelle vakter på arrangementet. Vår oppgave er i hovedsak å ta imot ungdommene og sjekke billetter ved ankomst, samt å være trygge voksne til stede gjennom kvelden for å passe på at alle har det bra og at arrangementet går som planlagt. Representanter fra FAU vil være i Grieghallen hele kvelden og fordele oppgaver for vaktene. Mer informasjon ligger i påmeldingslenke, i tillegg vil alle som melder seg til å være vakter få mer informasjon på e-post i forkant av ballet. Basert på erfaringer fra siste år, samt innspill fra Grieghallen oppfordrer vi fedre til å melde seg, slik at vi kan få en bedre kjønnsbalanse på vaktene. Vaktene møter kl 18 og er ferdig kl 0030. Det er også mulig å melde seg til å gå Natteravn den kvelden mellom kl 21-0030. Lenke til skjema: https://forms.gle/aofWUPyym9oEeAUZ9
Kjøreplan
Ansvarlige fra FAU
Hovedansvar: Sveinung (tlf. 99532496)
Vaktleder: Åsmund (tlf. 92811093)
Elevenes ballkomite: Ida (tlf. 91788045)
Lyd: Lotte (tlf. 92494969)
| Tidspunkt | Aktivitet | Ansvarlig |
|---|---|---|
| 12.00 | Oppmøte og forberedelser i Grieghallen | Ballgruppa: Sveinung, Lotte, Åsmund, Ida; Ballkomite |
| - Ordne backstage | Ballkomite | |
| - Runde med Ragnhild Grieghallen | Sveinung og Åsmund | |
| - Pynte i foaje | Ballkomite | |
| - Pynte bord (12 per bord, ca. 46 bord) | Ballkomite | |
| - Hente musikkutstyr | Ballkomite | |
| - Rigging før lydprøve | Lotte | |
| 14.00-16.00 | Lydprøver | |
| - Artist: Murakami | Lotte | |
| - Elevinnslag 1. Noah (fiolon), 2. Sverre Holm (1 sang) 3. Alvin m/fl. 3 sanger | ||
| 16.00-18.00 | Rigging/teste/organisere/gjøre seg klar | Ballgruppa: Vigdis, Daniela, Cathrine, Jannicke; Ballkomite |
| - PC med spillelister | Åsmund | |
| - Ballvideo test | Åsmund/Ida | |
| - Rigging før åpning (sperrebånd fotoboks, annet) | Lene | |
| - Gjennomkjøring av sceneprogram og kjøreplan | Ballkomite | |
| - Gjøre seg klar | ||
| 18.00 | Foreldrevakter kommer (tidligvakt: 18:00-21:30) | Vaktsjefer: Åsmund og Renate + Ragnhild (Grieghallen) |
| 19.00 | Ballet åpner, rød løper, velkomstdrink, mingling i foajeen | |
| 19.15 | Dørene til Peer Gynt åpnes | |
| 19.30 | Velkomst av Ballkomiteen | |
| 19.35 | Tale fra rektor? | Takket nei. Leter etter erstatter |
| 19.45 | Maten er servert | |
| 20.15 | Ballvideo * 2 | Åsmund/Ida |
| 20.40 | Elevinnslag | |
| 21.10 | Kåringer | Åsmund/Ida |
| 21.10 | Fotovegg klar utenfor Peer Gynt (køansvar) | Kristine G.; 1-2 vakter |
| 21.20 | Gjestene ut fra Peer Gynt mens bordene ryddes | Alle vakter |
| 21.30 | Oppstilling til Polynese | Jan Tore og Vanja (lærere) |
| 21.40 | Peer Gynt åpen igjen, elever går Polynese inn | |
| 22.00 | Artist på scenen (4/5 sanger) | Lotte/Ida |
| 22.20 | Dans m/ DJ | Spillelister: Ballkomité Lotte/Ida |
| 00.00 | Slutt | |
| 00.30 | Alle ute, rigging ned og pakking |
Evaluering
Evalueringen gjøres i etterkant av ballet, vinteren 2025.