9  Pengenalan Smartsheet

Smartsheet adalah platform kolaborasi berbasis cloud yang digunakan untuk manajemen proyek, pelacakan tugas, dan otomatisasi alur kerja dengan antarmuka yang mirip spreadsheet. Smartsheet menggabungkan kemudahan penggunaan seperti Excel dan Google Sheets dengan fitur kolaborasi dan manajemen proyek tingkat lanjut.

9.1 Cara Menggunakan Smartsheet

1. Membuat Akun dan Login
   • Buka smartsheet.com
     
   • Daftar menggunakan email kerja atau pribadi
     
   • Login ke dashboard utama
2. Membuat Sheet Baru
   • Klik tombol + Create atau Create New
     
   • Pilih Blank Sheet atau gunakan template yang sudah tersedia
     
   • Beri nama sheet sesuai proyek atau kebutuhan
3. Menambahkan Data
   • Klik sel pada sheet dan mulai mengetik
     
   • Tambah baris atau kolom jika perlu dengan tombol “+” di header kolom atau bawah baris
     
   • Gunakan tipe kolom khusus seperti Dropdown, Checkbox, atau Date untuk input data yang terstruktur
4. Membuat dan Menggunakan Form
   • Buka sheet yang ingin ditambahkan form
     
   • Klik tab Forms di bagian atas dan pilih Create Form
     
   • Sesuaikan pertanyaan dan layout form
     
   • Bagikan link form untuk mengumpulkan data yang otomatis masuk ke sheet
5. Membuat Report
   • Klik Create New lalu pilih Report
     
   • Pilih sheet atau beberapa sheet yang menjadi sumber data
     
   • Atur filter dan kolom yang ingin ditampilkan
     
   • Simpan dan bagikan report sesuai kebutuhan
6. Berbagi dan Kolaborasi
   • Klik tombol Share di pojok kanan atas sheet atau report
     
   • Masukkan email orang yang ingin diajak bekerja sama
     
   • Atur hak akses: Viewer, Editor, Admin
     
   • Kolaborator dapat mengedit, komentar, atau hanya melihat sesuai izin
7. Menggunakan View yang Berbeda
   • Ubah tampilan sheet dengan memilih Grid, Gantt, Card, atau Calendar View sesuai kebutuhan
     
   • Manfaatkan Gantt untuk penjadwalan proyek, Card untuk manajemen tugas, dan Calendar untuk monitoring tanggal penting
8. Automasi dan Notifikasi
   • Klik Automation di toolbar atas
     
   • Buat aturan otomatis seperti pengingat, update status, atau pengiriman email
     
   • Atur notifikasi agar tim selalu update dengan perubahan terbaru

9.2 Navigasi Smartsheet

1. Dashboard Utama
   Saat login, kamu akan melihat dashboard utama yang menampilkan semua sheet, laporan, dan dashboard yang kamu miliki atau yang dibagikan kepadamu.

2. Sidebar Navigasi

   • Home: Menampilkan daftar sheet, laporan, dan dashboard
     
   • Sheets: Daftar semua sheet yang kamu buat atau akses
     
   • Reports: Tempat laporan yang dibuat dari berbagai sheet
     
   • Forms: Form input data yang bisa dibuat dan dibagikan
     
   • Workspaces: Folder kerja untuk mengelompokkan proyek atau tim

3. Toolbar Sheet

   • Grid View: Tampilan spreadsheet standar
     
   • Gantt View: Tampilan timeline proyek
     
   • Card View: Tampilan seperti Kanban board
     
   • Calendar View: Menampilkan tanggal tugas dalam kalender

4. Bar Alat & Menu

   • Menyediakan fitur untuk menambah baris, kolom, formula, filter, dan pengaturan sharing
     
   • Pengaturan notifikasi dan otomatisasi alur kerja

9.3 Excel vs Google Sheets vs Smartsheet

Fitur	Excel	Google Sheets	Smartsheet
Platform	Desktop & Online	Online	Online (Cloud-based)
Kolaborasi Real-time	Terbatas, lewat OneDrive	Sangat baik, real-time	Sangat baik, real-time
Otomatisasi Alur Kerja	Terbatas (VBA)	Terbatas (Script Editor)	Kuat, dengan Automation Rules
Manajemen Proyek	Tambahan Plugin / Manual	Manual via Add-ons	Built-in: Gantt, Card, Kalender
Forms Input Data	Tidak ada	Terintegrasi (Google Forms)	Built-in, mudah dibuat
Integrasi Aplikasi	Office Suite, banyak add-ins	Google Workspace	Banyak integrasi lewat API & Zapier
Penggunaan	Lebih cocok untuk analisis dan pengolahan data	Kolaborasi & sharing data	Manajemen proyek & kolaborasi tim

9.4 Sheet, Form, dan Report

9.4.1 Sheet

• Sheet adalah lembar kerja utama di Smartsheet yang menyerupai spreadsheet.
  
• Dapat berisi baris dan kolom, formula, lampiran, komentar, dan lainnya.
  
• Bisa menggunakan berbagai jenis kolom: teks, tanggal, dropdown, checkbox, simbol status, dan angka.

9.4.2 Form

• Form adalah alat untuk mengumpulkan data dari pengguna lain secara mudah dan terstruktur.
  
• Data yang diinput melalui form otomatis masuk ke sheet yang terkait.
  
• Cocok digunakan untuk survei, input data lapangan, permintaan kerja, dan lain-lain.
  
• Form dapat dibagikan melalui tautan atau disematkan di website.

9.4.3 Report

• Report menggabungkan data dari satu atau beberapa sheet berdasarkan filter tertentu.
  
• Berguna untuk menganalisa data dari berbagai sumber tanpa mengubah sheet asli.
  
• Report bisa menampilkan data secara tabel, memfilter berdasarkan kondisi, dan disesuaikan layout-nya.
  
• Membantu dalam pelaporan dan pengawasan proyek atau tugas.