10  Automasi dan Kolaborasi

10.1 Notifikasi Otomatis

Smartsheet memungkinkan pengguna membuat notifikasi otomatis untuk mempercepat proses kerja dan memastikan tugas tidak terlewat.

10.1.1 Reminder

Reminder digunakan untuk mengingatkan pengguna tentang tenggat waktu atau tugas yang harus diselesaikan.

  • Cara membuat Reminder:
    1. Klik menu Automation > Create a Workflow.
    2. Pilih Alert someone.
    3. Tentukan kondisi pemicu, seperti tanggal mendekati (misalnya, 1 hari sebelum tanggal “Due Date”).
    4. Pilih penerima notifikasi.
    5. Simpan workflow.

10.1.2 Approval

Approval memungkinkan pengguna menyetujui atau menolak tugas melalui email langsung dari notifikasi.

  • Cara membuat Alur Persetujuan:

    1. Klik Automation > Create a Workflow.
    2. Pilih Request an approval.
    3. Pilih kondisi pemicu (misalnya, status berubah menjadi “Submit”).
    4. Tentukan kolom keputusan (Approved/Rejected).
    5. Kirim permintaan persetujuan ke email terkait.

10.2 Alur Kerja Automatisasi

Automatisasi membantu mempercepat proses bisnis dan mengurangi pekerjaan manual.

  • Komponen utama:
    • Trigger (pemicu): perubahan pada sheet, tanggal, atau pengisian data.
    • Kondisi: filter tambahan (misalnya hanya jika status = “Ready”).
    • Action: kirim notifikasi, minta persetujuan, update sel, dll.
  • Contoh:
    “Kirim email ke manajer jika status proyek menjadi ‘Delayed’”.

10.3 Berbagi Hak Akses

Smartsheet memungkinkan berbagi file secara kolaboratif dengan berbagai level akses.

  • Jenis akses:
    • Viewer: hanya bisa melihat
    • Editor: bisa mengedit isi
    • Admin: mengatur struktur dan kolom
    • Owner: kepemilikan penuh
  • Cara berbagi sheet:
    1. Klik tombol Share.
    2. Masukkan email pengguna.
    3. Pilih tingkat akses.
    4. Klik Send.

10.4 Studi Kasus

10.4.1 Pelacakan Proyek Mingguan dengan Form Input dan Notifikasi Email

Tujuan: Memantau perkembangan proyek mingguan dari tim melalui form online dan otomatisasi email.

Langkah-langkah:

  1. Buat Sheet dengan kolom: Nama Proyek, Tanggal Laporan, Status, Catatan.
  2. Buat Form dari sheet untuk diisi tim proyek setiap minggu.
  3. Aktifkan notifikasi email ke manajer proyek saat form diisi.
  4. Tambahkan workflow untuk reminder jika laporan mingguan belum masuk pada hari Jumat sore.
  5. Buat report lintas sheet untuk merangkum status proyek semua tim setiap minggu.

Hasil:

Tim lebih disiplin mengisi laporan. Manajer mendapat update rutin tanpa harus meminta manual.